Opracowanie opisu usług świadczonych w samorządzie (1.1)

Opis/standard wykonania:

Celem zadania jest ułatwienie mieszkańcom dostępu do usług świadczonych przez gminę.

Zadanie jest wykonane, gdy:

§ zostanie opracowanych 50 kart najczęściej wykonywanych usług

§ istnieje procedura aktualizacji kart usług

§ karty usług zawierają przynajmniej następujące informacje: nazwa usługi, podstawa prawna, wykaz potrzebnych dokumentów, wysokość opłat, dokładnie określenie miejsca wykonywania usługi, określenie czasu realizacji usługi, informację o trybie odwoławczym

§ mieszkańcy zostali poinformowani o opracowaniu kart usług i zasadach ich udostępniania

§ karty usług są dostępne na stronie internetowej gminy oraz w punkcie informacyjnym urzędu, a jeżeli urząd nie posiada punktu informacyjnego, karty są dystrybuowane na terenie urzędu w taki sposób, że mieszkaniec potrafi je samodzielnie zlokalizować i bez żadnych utrudnień pozyskać (z możliwością wzięcia do domu)

§ uzyskano opinię klientów urzędu na temat jakości usługi udzielania informacji

§ są prowadzone działania kontrolne i oceniające

Szacowany czas realizacji:

§ ok. 15 tygodni

Sposób raportowania realizacji:

§ karty umieszczone na stronie internetowej jednostki samorządowej - link do kart na stronie urzędu

§ krótki raport o sposobie udostępnienie kart (poza internetem)

 

 

Wypracowanie i wdrożenie kodeksu etycznego pracowników urzędu gminnego/powiatowego (2.1)

Opis/standard wykonania:

Kodeks etyczny jest zbiorem wartości i zasad, jakimi kierują się pracownicy danego urzędu.

Zadanie jest wykonane, gdy:

§ kodeks etyczny jest tekstem stworzonym przez pracowników danego urzędu (nie jest to powielenie kodeksów z innych urzędów)

§ kodeks zawiera wartości i zasady, jakimi kierują się urzędnicy, tekst kodeksu nie zawiera zapisów dotyczących kwestii prawnych (regulowanych ustawowo)

§ kodeks nie jest przyjęty zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej, jest własnością grupy, która go stworzyła, a nie instytucji

§ tekst kodeksu jest znany wszystkim pracownikom oraz mieszkańcom

§ tekst kodeksu nie podlega okresowej ocenie i aktualizacji

Szacowany czas realizacji:

§ ok. 8 tygodni

Sposoby raportowania realizacji:

§ Tekst kodeksu etycznego pracowników urzędu umieszczony na stronie internetowej urzędu - link do strony.

§ Krótki raport o sposobach informacji dla społeczności lokalnej o wdrożeniu kodeksu etycznego urzędnika (ewentualne zdjęcia materiałów wizualizacyjnych – plakaty, tekst kodeksu wywieszony w biurze obsługi klienta).

 

 

Opracowanie i wdrożenie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi (3.1)

Opis/standard wykonania:

Celem zadania jest opracowanie wieloletniego programu współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi i przyjęcie go przez radę w formie uchwały. Zadanie to musi być realizowane z udziałem organizacji pozarządowych (zaproszenie do współpracy przy realizacji zadania przedstawicieli wszystkich działających na terenie gminy/powiatu organizacji).

Zadanie jest wykonane, gdy wieloletni program współpracy z organizacjami pozarządowymi określa następujące elementy:

§ zakres współpracy z organizacjami pozarządowymi

§ formy współpracy z organizacjami pozarządowymi

§ sposób dotowania organizacji (regulamin)

§ powołanie koordynatora ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi

§ powołanie zespołu konsultacyjnego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi, w którego skład wchodzą ich przedstawiciele (regulamin)

§ sposób monitorowania współpracy z organizacjami pozarządowymi

§ zasady komunikacji samorządu z organizacjami pozarządowymi - harmonogram spotkań władz gminy z organizacjami

Szacowany czas realizacji:

§ ok. 10 tygodni

Sposób raportowania realizacji:

§ Uchwała w sprawie przyjęcia wieloletniego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi - nr i data uchwały, link do strony urzędu, gdzie znajduje się pełny tekstu programu współpracy

§ Krótki raport zawierający potwierdzenie udziału organizacji pozarządowych w przygotowaniu programu

 

 

Opracowanie krótkiego materiału przybliżającego mieszkańcom istniejący w gminie/powiecie aktualny strategiczny dokument rozwojowy (4.1)

Opis/standard wykonania:

Zadanie polega na opracowaniu krótkiego materiału, w którym mieszkańcy zostaną skutecznie poinformowani o głównych założeniach rozwojowych gminy/powiatu. Podstawą do opracowania materiału może być aktualny dokument planistyczny taki jak strategia rozwoju lub plan rozwoju lokalnego. Za aktualny uważamy dokument, który został uchwalony lub zaktualizowany nie później niż w roku 2004.

Zadanie jest wykonane, gdy materiał opisuje założenia aktualnego dokumentu rozwojowego spełniającego następujące warunki:

§ strategiczny plan rozwoju obejmuje wszystkie obszary działania w perspektywie wieloletniej

§ sporządzenie planu zostało poprzedzone wnikliwą analizą obecnej sytuacji społeczno-gospodarczej na obszarze jednostki (diagnozą)

§ strategiczny plan rozwoju został opracowany przy aktywnym udziale społeczności lokalnej

§ opracowany dokument został zatwierdzony przez radę samorządu

§ dokument zawiera procedurę aktualizacji i monitorowania z udziałem przedstawicieli mieszkańców

§ samorząd okresowo, z udziałem społeczności lokalnej, przegląda swoje cele strategiczne, koryguje je i wydłuża horyzont planowania w miarę potrzeb, aby był stale aktualny i dawał perspektywę rozwoju na w iele lat do przodu.

Szacowany czas realizacji:

§ ok. 3 tygodni

Sposób raportowania realizacji:

§ Materiał przybliżający strategiczny dokument rozwojowy mieszkańcom umieszczony na stronie internetowej urzędu - link do strony

§ Krótki raport na temat sposobów przekazania mieszkańcom materiału przybliżającego strategiczny dokument rozwojowy mieszkańcowm (poza zamieszczeniem tekstu na stronie)

 

 

 

Wprowadzenia procedury naboru na każdy wakat w urzędzie gminy. Procedura musi zawierać wymóg konkursów na stanowiska kierownicze (5.1)

Opis/standard wykonania:

Celem zadania jest zagwarantowanie równego dostępu do stanowisk pracy i weryfikacja kandydatów na pracowników w oparciu na kryterium fachowości.

Zadanie jest wykonane gdy:

§ są przyjęte zarządzeniem dwie odrębne procedury – procedura przeprowadzania konkursów na stanowiska kierownicze i stanowiska merytoryczne oraz procedura naboru na pozostałe wakaty w urzędzie (wymagana zawartość procedur została opisana w działaniach 3 i 6 przytoczonego poniżej opisu)

§ mieszkańcy są skutecznie poinformowani o przyjętych procedurach naboru

Szacowany czas realizacji:

§ ok. 3 tygodnie

Sposób raportowania realizacji:

§ Zarządzenie wprowadzające procedury naboru - nr i data zarządzeń, link do tekstów procedur umieszczonych na stronie internetowej urzędu

§ Krótki raport opisujący, w którym miejscu znajduje się informacja o procedurach oraz pełny tekst procedury (poza stroną internetową)

 

 

Urząd przygotuje i rozpropaguje książeczkę (coroczny informator budżetowy dla mieszkańców) pt. „Skąd mamy pieniądze i na co je wydajemy” (6.1)

Opis/standard wykonania:

Celem tego działania jest umożliwienie mieszkańcom uzyskania informacji o tym, jak zaprojektowano budżet na kolejny rok oraz o rozliczeniu budżetu z poprzedniego roku.

Zadanie jest wykonane, gdy:

§ książeczka jest opracowywana każdego roku, procedura tworzenia broszury jest wprowadzona zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej (może to być odrębna procedura lub stanowić część procedury tworzenia budżetu)

§ książeczka zawiera informacje o tym, że każdy mieszkaniec ma prawo znać budżet oraz w jaki sposób budżet jest tworzony i w jaki sposób można zgłaszać wnioski do budżetu (informacje te są podane językiem zrozumiałym, niespecjalistycznym, w żadnym wypadku nie są cytowane zapisy ustawowe)

§ w książeczce przedstawione są dane z trzech ostatnich lat

§ książeczka zawiera informacje na temat dochodów i wydatków gminy/powiatu podane w przystępnej formie, łatwej do zrozumienia przez osoby nieznające terminologii finansowej (jeżeli istnieje konieczność użycia terminów finansowych, dołączone są definicje tych terminów napisane językiem niefachowym)

§ dochody i wydatki gminy są przedstawione w przeliczeniu na jednego mieszkańca (takie przedstawienie danych umożliwia porównywanie mieszkańcom budżetu gminy/powiatu z budżetem domowym)

§ książeczka jest przygotowana w formie czytelnej i atrakcyjnej wizualnie (rysunki, wykresy, jak najmniej tabel), ważny jest edukacyjny charakter książeczki (wskazanie trendów i tendencji wieloletnich)

§ informacje zawarte w książeczce dotarły do każdego gospodarstwa domowego, książeczka jest dostępna przez cały czas na stronie internetowej (ponadto można do rozpowszechnienia użyć tablic ogłoszeniowych, wrzutek do lokalnej prasy, przesyłki nie adresowane lub inne stosowane w danej jednostce)

§ w książeczce zawarte są informacje dotyczące miejsc, w których można uzyskać bardziej szczegółowe dane

§ prowadzona jest ocena reakcji mieszkańców

Szacowany czas realizacji:

§ ok. 19 tygodni

Sposoby raportowania realizacji:

§ Zarządzenie wprowadzające procedurę (tak jak powiedziano wcześniej, może być to osobna procedura lub część procedury tworzenia budżetu) - nr i data zarządzenia, link do procedury

§ Tekst książeczki na stronie internetowej urzędu - link do strony

§ Krótki raport o sposobach rozpowszechniania książeczki (nakład, w jaki sposób każde gospodarstwo domowe otrzymało informacje zawarte w książeczce)